HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY CHẤM CÔNG MÀN HÌNH MÀU (PHIÊN BẢN MỚI)

Ngày đăng: 17/05/2021 | Lượt xem: 2288 |

4 Đánh giá

Màn hình chính của máy chấm công phiên bản mới

A. NGƯỜI SỬ DỤNG: (Đăng ký, xóa, sửa nhân viên)

Đăng ký nhân viên mới:

Nhấn nút Menu (M/OK) thì vào được màn hình menu như bên dưới.

Mục người sử dụng:

Người sử dụng -> OK

Chọn người sử dụng mới -> OK

Để thực hiện những mục trong phần người sử dụng mới thì chúng ta chỉ cần dùng phím mũi tên lên và xuống để chọn những mục cần thay đổi rồi nhấn OK.

ID người dùng: Máy chấm công sẽ lấy ID mặc định là từ nhỏ đến lớn và số nào trống đầu tiên, nếu chúng ta không muốn dùng ID mà máy chấm công tự cấp thì chúng ta có thể nhập 1 số ID khác bằng cách: chọn ID người dùng -> OK, ô nhập ID xuất hiện chúng ta nhập ID cần nhập rồi nhấn OK.

Tên: chúng ta bỏ trống (tên nhân viên phải nhập trên phần mềm rồi up lên máy chấm công thì sẽ hiện tên).
Vai trò người dùng:
Ở đây máy chấm công cho chúng ta 2 vai trò sử dụng (Người sử dụng và Quản lý cao cấp). Mặc định khi đăng ký 1 nhân viên mới thì vai trò sử dụng đều là người sử dụng (nhân viên bình thường), nếu chúng ta muốn là nhân viên quản lý của máy chấm công này thì bấm mũi tên xuống Vai trò người dùng -> OK và chọn quản lý cao cấp rồi nhấn OK.

Người sử dụng: nếu máy chấm công không có nhân viên quản lý thì tất cả mọi nhân viên đều có thể vào được MENU của máy chấm công (điều này có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu hoặc điều chỉnh hệ thống một cách không chính xác khi người sử dụng vào menu).

Quản lý cao cấp: để tránh tình trạng mọi người đều vào MENU của máy chấm công được thì khi đăng ký ta nên có một người hoặc nhiều hơn làm quản lý để tránh tình trạng ai cũng có thể vào menu máy chấm công. Khi máy chấm công đã đăng ký nhân viên quản lý rồi thì khi ta nhấn vào nút menu thì sẽ hiện lên ổ khóa để xác nhận quản lý, khi đó chỉ cần đặt vân tay hoặc thẻ của người quản lý vào thì ta sẽ vào được menu.

Đăng ký vân tay: chọn vân tay -> ok (mỗi máy chấm công sẽ cho phép chúng ta đăng ký hết tất cả các ngón tay, nhưng chúng ta muốn đăng ký bao nhiêu ngón cũng được, đăng ký 1, 2 hoặc 3 là tùy chúng ta).
Màn hình đăng ký vân tay xuất hiện, lúc này chúng ta đặt ngón thứ nhất vào (ngón nào cũng được, không nhất thiết là ngón được chỉ định trên màn hình máy chấm công), khi đặt vào thì đó là lần 1 rồi lấy tay ra, tiếp tục đặt ngón đó lần 2 rồi lần 3. Nếu máy báo thành công thì máy sẽ tự động lưu, còn máy báo xin thử lại thì bạn sẽ phải đăng ký lại. Khi đăng ký thành công thì máy chấm sẽ tự động thoát ra, nếu muốn đăng ký ngón tiếp theo thì chọn tiếp tục đăng ký vân tay và đăng ký ngón tiếp theo.

Đăng ký THẺ: nếu muốn sử dụng thẻ cảm ứng thì chúng ta phải đăng ký thẻ. chọn Số thẻ -> OK, màn hình đăng ký thẻ xuất hiện, lúc này chỉ cần đặt thẻ lên máy chấm công, khi máy chấm công đã nhận được số thẻ nhấn OK để lưu lại.

Đăng ký MẬT MÃ: cũng giống như đăng ký sử dụng thẻ, nếu muốn dùng mật mã. Chọn Mật mã -> OK, nhập mật mã vào nhấn OK để lưu lại.
Tất cả người sử dụng:

Tất cả người sử dụng -> OK (cho phép chúng ta chỉnh sửa hoặc xóa nhân viên có trên máy chấm công)

Khi chọn Tất cả người sử dụng thì một màn hình danh sách nhân viên sẽ xuất hiện, ở đây sẽ xuất hiện tất cả nhân viên có trong máy chấm công. Chọn nhân viên bằng mũi tên lên xuống hoặc nhập ID của nhân viên nào cần tìm thì tự động sẽ tìm đến nhân viên đó, nhấn nút menu thì hiện lên 1 bảng có 2 tính năng chỉnh sửa và xóa (nếu chúng ta chọn chỉnh sửa thì ở đây máy chấm công cho bạn chỉnh sửa như thêm dấu vân tay, chuyển vai trò người sử dụng, đăng ký thẻ,... Nếu chọn xóa thì máy chấm công sẽ cho chúng ta lựa chọn xóa vân tay, thẻ hoặc nhân viên rồi nhấn OK).

B. THIẾT LẬP LIÊN KẾT:

(cho phép chúng ta thiết lập các thông số trên máy chấm công để có thể kết nối với máy tính)

Thiết lập liên kết -> OK

Ethernet -> OK

- Ethernet: kết nối với máy tính qua dây mạng RJ45

- Cổng RS232/485: kết nối với máy tính qua cổng COM

- Kết nối PC: cho phép chúng ta đặt ID của máy chấm công và mật mã để kết nối với máy tính.
Ethernet:

Địa chỉ IP:

Để máy tính có thể kết nối được với máy chấm công thì lớp mạng của máy chấm công phải trùng với máy tính.
Ví dụ: IP của máy tính là: 192.168.1.23 thì lớp mạng của máy chấm công cũng là 192.168.1.X ( X là số từ 1->255, nhưng phải khác những số như: 1 và những số của những máy tính khác trong mạng LAN)

Nếu địa chỉ IP máy chấm công không trùng với lớp mạng của máy tính thì bạn chọn vào Địa chỉ IP -> OK để thay đổi địa chỉ IP máy chấm công trùng với IP lớp mạng của máy tính. Sau khi thay đổi xong nhấn OK để lưu lại.

Gateway:

Nếu máy tính và máy chấm công trong cùng mạng LAN thì Gateway chúng ta có thể để trống, nhưng nếu chúng ta muốn lấy dữ liệu từ xa (nghĩa là máy chấm công gắn ở một nơi và máy tính lấy dữ liệu ở nơi khác) thì chúng ta phải nhập vào Gateway, chọn Gateway -> OK nhập vào rồi lưu lại.

Cổng RS232/485:

Nếu chúng ta dùng cổng COM để kết nối máy tính với máy chấm công thì mục RS232 phải được mở. Mặc định máy chấm công đã mở sẵn.
Kết nối PC:

Mã số kết nối: mặc định là 0, nếu chúng ta thay đổi lại một số khác thì trên phần mềm mục khai báo máy chấm công -> ô password chúng ta phải nhập vào số tương ứng với mã số kết nối, nếu không thì phần mềm sẽ không kết nối được với máy chấm công.

ID thiết bị: đặt ID cho máy chấm công.
C. QUẢN LÝ USB (lấy dữ liệu về máy tính bằng USB).

Quản lý USB -> OK

Để tải dữ liệu về USB chúng ta chọn Tải về -> OK -> Tải dữ liệu chấm công (nếu chúng ta chưa cắm USB vào máy chấm công thì máy sẽ báo Lỗi! Không đọc được USB. Nếu đã cắm USB vào máy chấm công thì vào tải dữ liệu chấm công, máy sẽ cho mình lựa chọn thời gian để tải, nhưng chúng ta nên chọn tất cả để tải về tất cả giờ ra vào của máy chấm công vào USB. Khi tải xong thì trên màn hình máy chấm công sẽ báo thành công).

Khi chúng ta đã đưa thông tin nhân viên về phần mềm, chúng ta sửa lại tên nhân viên và tên chấm công,...Nhưng khi chấm công trên máy chấm công, ta muốn thể hiện tên của chúng ta trên máy chấm công thì ta chọn mục Tải lên.
D. QUẢN LÝ DỮ LIỆU:

Quản lý dữ liệu -> OK

Khi chúng ta sử dụng máy chấm công một thời gian thì dung lượng lưu trữ dữ liệu trên máy chấm công sẽ bị đầy. Vì vậy ta nên xóa dữ liệu chấm công để tiếp tục chấm công. Nếu máy chấm công đã sử dụng hết dung lượng mà chúng ta không xóa thì khi chấm công giờ vào, giờ ra sẽ không được lưu.

Để xóa dữ liệu trên máy chấm công ta làm như sau: Quản lý dữ liệu -> OK -> Xóa dữ liệu.

Khi vào trong mục xóa dữ liệu sẽ có nhiều mục chọn để bạn xóa

- Xóa dữ liệu có mặt: xóa dữ liệu giờ chấm công ra vào hằng ngày của chúng ta.

- Xóa tất cả: xóa tất cả những gì trên máy chấm công có, lúc này máy chấm công trở về trạng thái như một máy mới.

Hủy quyền Admin: xóa toàn bộ quyền admin (quản lý cao cấp) trên máy chấm công.

Đối với xóa dữ liệu có mặt, những phiên bản trước máy chấm công chỉ cho chúng ta xóa hết tất cả những giờ ra vào mà máy chấm công đang lưu, nhưng ở phiên bản này thì máy cho chúng ta lựa chọn thời gian để xóa (xóa tất cả và xóa theo thời gian. Nếu chúng ta xóa theo thời gian thì máy cho chúng ta sẽ chọn thời gian bắt đầu đến thời gian kết thúc, ví dụ: chúng ta chấm công từ 1/1/2013 đến hiện tại, nhưng chúng ta chỉ xóa từ ngày 2/1/2013 (thời gian bắt đầu) đến 15/4/2013 (thời gian kết thúc) thì máy chấm công chỉ xóa dữ liệu trong khoảng thời gian 2/1/2013 -> 15/4/2013, ngoài thời gian này thì máy chấm công sẽ không xóa).

Cách thực hiện: vào menu -> Quản lý dữ liệu -> Xóa dữ liệu -> Xóa dữ liệu có mặt -> Xóa tất cả (nếu muốn xóa hết) hoặc Xóa theo thời gian (xóa theo thời gian mình muốn) -> OK.

E. HỆ THỐNG

(Điều chỉnh thông tin hệ thống của máy chấm công như phiên bản dấu vân tay, giờ hệ thống)

Hệ thống -> OK

Thời gian ngày: cho phép chúng ta sửa chữa ngày và giờ của máy chấm công
Dấu vân tay: trên máy chấm công mặc định có 2 phiên bản dấu vân tay là 9.0 và 10.0. Hiện tại thì tất cả những máy chấm công mới bây giờ đều sử dụng phiên bản 10.0, nhưng nếu trước đó bạn đã sử dụng một máy chấm công phiên bản vân tay 9.0 thì máy mới này bạn cũng phải chuyển qua version 9.0.
Khởi động lại: máy chấm công sẽ khởi động lại khi chọn vào mục này.
Nâng cấp bằng USB: chức năng này cho phép chúng ta nâng cấp firmware cho máy chấm công.

Cá nhân hóa: cho phép chúng ta tùy chỉnh như thay đổi màn hình nền, thay đổi ngôn ngữ, đặt lịch hẹn chuông, sắp xếp bàn phím, vv…

- Ngôn ngữ: trên máy chấm công sẽ có 2 ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt, để thay đổi ngôn ngữ ta làm như sau: Vào menu máy chấm công -> cá nhân hóa -> giao diện người dùng -> ngôn ngữ (sửa lại ngôn ngữ cần dùng) -> OK.

- Lịch báo chuông (cài đặt thời gian hẹn chuông cho máy chấm công): vào menu -> cá nhân hóa -> giao diện người dùng -> lịch báo chuông -> chọn thời gian hẹn chuông cho máy chấm công.

Thông tin hệ thống: cho phép chúng ta biết được thiết bị đó có khả năng lưu trữ dữ liệu là bao nhiêu và máy chấm công đang lưu được bao nhiêu dữ liệu, xem được thông tin máy chấm công.

Để xem được thông tin dung lượng lưu trữ của máy chấm công ta làm như sau: vào menu -> Thông tin hệ thống -> dung lượng thiết bị.

Để xem được thông tin phần cứng máy chấm công: vào menu -> thông tin thiết bị.

Để kiểm tra đầu đọc vân tay, kiểm tra màn hình, vv ta làm như sau: vào menu -> chuẩn đoán -> chọn mục cần kiểm tra.